Een complete gids over PEPPOL, de Europese standaard voor elektronische facturatie. Wat het is, hoe het werkt, en wat het betekent voor jouw bedrijf.
🚨 Belangrijk: Vanaf 1 januari 2026 is PEPPOL verplicht voor alle B2B-facturen
Alle BTW-plichtige Belgische bedrijven moeten vanaf 2026 B2B-facturen elektronisch en gestructureerd verzenden via PEPPOL. PDF's per e-mail zijn niet meer toegestaan.
PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een open standaard voor elektronische facturatie die in heel Europa wordt gebruikt. PEPPOL maakt het mogelijk om elektronisch facturen uit te wisselen tussen bedrijven en overheden op een gestandaardiseerde, veilige manier.
Ja, PEPPOL is verplicht voor alle facturen die je stuurt naar:
Vanaf 1 januari 2026 is PEPPOL verplicht voor alle B2B-facturen tussen BTW-plichtige Belgische bedrijven. Dit betekent:
Waarom deze verplichting? Dit is onderdeel van de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie, die de digitalisering van facturatie in Europa stimuleert. Het doel is om fraude te verminderen en processen te versnellen.
Vanaf 1 januari 2024: Verplicht voor facturen naar federale overheid (B2G)
Vanaf 1 januari 2025: Verplicht voor facturen naar gewesten en provincies (B2G)
Vanaf 1 januari 2026: Verplicht voor facturen naar gemeenten (B2G)
🚨 VANAF 1 JANUARI 2026: VERPLICHT voor ALLE B2B-facturen tussen BTW-plichtige Belgische bedrijven
Geen PDF's meer per e-mail toegestaan - alleen gestructureerde elektronische facturen via PEPPOL
Je moet je aansluiten op het PEPPOL netwerk via een Access Point Provider. Dit is een gecertificeerde dienstverlener die de technische verbinding verzorgt. Je kunt niet direct aansluiten - je hebt altijd een provider nodig.
Elke deelnemer aan PEPPOL heeft een unieke PEPPOL ID. Dit is vergelijkbaar met een e-mailadres, maar dan voor facturen. Je krijgt deze van je Access Point Provider.
Je facturen moeten worden gegenereerd in het PEPPOL BIS 3.0 formaat. Dit is een gestructureerd XML formaat dat alle vereiste BTW- en factuurgegevens bevat. De meeste boekhoudsoftware en facturatiesystemen kunnen dit automatisch doen, of je kunt een aparte PEPPOL-oplossing gebruiken.
Je stuurt de factuur via je Access Point Provider naar het PEPPOL netwerk. Het netwerk zorgt ervoor dat de factuur bij de juiste ontvanger (bijvoorbeeld een overheidsinstelling) aankomt.
De ontvanger krijgt de factuur automatisch in hun systeem. Omdat het een gestructureerd formaat is, kan het direct worden verwerkt zonder handmatige invoer. Dit versnelt de betaling aanzienlijk.
Om PEPPOL te gebruiken, heb je een gecertificeerde Access Point Provider nodig. Dit zijn dienstverleners die je helpen met de technische aansluiting op het PEPPOL netwerk.
Er zijn momenteel geen geverifieerde Access Point Providers beschikbaar.
Ben je een PEPPOL Access Point Provider? Meld je aan om hier vermeld te worden.
Tip: Vraag je boekhouder of accountant om advies. Veel boekhoudkantoren hebben al ervaring met PEPPOL en kunnen je helpen met de keuze van een provider. Bekijk onze boekhouders directory om een geverifieerde professional te vinden.
Meld je aan in onze directory en krijg toegang tot duizenden ondernemers in België die op zoek zijn naar PEPPOL oplossingen.
Meld je aan als Provider| Aspect | Traditioneel | PEPPOL |
|---|---|---|
| Formaat | PDF, Word, Papier | Gestructureerd XML |
| Verwerking | Handmatig | Automatisch |
| Fouten | Veel menselijke fouten | Minder fouten |
| Betalingssnelheid | 30-60 dagen | 10-30 dagen |
| Kosten | Laag (papier/email) | Maandelijks abonnement |
| Overheid | Niet meer geaccepteerd | Verplicht vanaf 2024-2026 |
Ja, vanaf 1 januari 2026 is PEPPOL verplicht voor:
Belangrijk: PDF's per e-mail zijn vanaf 2026 niet meer toegestaan voor B2B-transacties. Je moet gestructureerde elektronische facturen via PEPPOL gebruiken.
De kosten variëren per provider. Je betaalt meestal een maandelijks abonnement (vanaf €10-50/maand) en/of per factuur (€0,10-€1 per factuur). Sommige providers hebben ook setup kosten. Vraag offertes aan bij verschillende providers.
Ja, de meeste Access Point Providers bieden conversietools aan. Je kunt je bestaande PDF of Excel facturen omzetten naar PEPPOL formaat. Echter, voor nieuwe facturen is het beter om direct in PEPPOL formaat te genereren.
Voor B2G-facturen (overheid): Als je facturen naar de overheid stuurt zonder PEPPOL, worden ze niet geaccepteerd. Dit betekent dat je niet betaald wordt.
Voor B2B-facturen (vanaf 2026): Als je vanaf 1 januari 2026 nog steeds PDF's per e-mail verstuurt in plaats van PEPPOL-facturen, riskeer je:
Zorg dus dat je op tijd bent aangesloten! Begin nu met de voorbereidingen om problemen in 2026 te voorkomen.
Niet verplicht, maar wel aan te raden. Een boekhouder kan je helpen met:
Bekijk onze boekhouders directory om een geverifieerde professional te vinden die ervaring heeft met PEPPOL.
Vind een geverifieerde boekhouder of accountant die je kan helpen met PEPPOL en e-facturatie.